Izvod otvorenih stavki (IOS) – usaglašavanje dugovanja i potraživanja
Izvod otvorenih stavki (IOS) je izveštaj u kome se prikazuju neplaćene ili delimično plaćene fakture.
IOS obrazac, kojim se vrši usaglašavanje potraživanja i obaveza predstavlja verodostojnu računovodstvenu ispravu ukoliko sadrži sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama, a može biti u pisanom obliku ili kao elektronski zapis.
Iako stanje u knjigama, idealno, treba da odgovara realnom stanju , to u praksi nije uvek tako. Zbog velikog broja dokumentacije i promena koje se na bazi nje evidentiraju, neminovna je i poneka greška. Greške su deo svakog procesa rada i nisu opasne ako se na vreme otkriju. Problem su one greške koje se ne identifikuju i čije posledice se mogu odraziti na druge segmente poslovanja.
Vreme za proveru ispravnosti i tačnosti knjiženja je kraj poslovne godine, pre izrade završnog računa. Deo sistema kontrole jeste i usaglašavanje obaveza i potraživanja sa dobavljačima i kupcima.
Ova zakonska obaveza uređena je članom 18. Zakona o računovodstvu. Ovaj član kaže da su pravna lica i preduzetnici dužni da pre sastavljanja finansijskih izveštaja, usaglase međusobna potraživanja i obaveze što se dokazuje odgovarajućom ispravom. Poverilac je dužan da, pre sastavljanja finansijskih izveštaja, dostavi dužniku spisak neplaćenih obaveza.
Ako je sve redovno i tačno knjiženo, vaš dug prema dobavljaču jednak je njegovom potraživanju od vas kao njegovog kupca. Da bi proverili da li je sve usklađeno, u praksi se koristu IOS – spisak svih neplaćenih računa na određeni dan, koji firma šalje svojim kupcima i dobavljačima. Sadrži deo predviđen za potvrdu stanja (ukoliko se slažete sa iskazanim) i deo gde možete iskazati neslaganje (ukoliko je u vašim knjigama stanje drugačije).
IOS se šalje i onim kupcima koji na dan sastavljanja IOS-a nemaju dugovanja, ali su tokom godine imali promet (oni koji su platili svoje obaveze).
U praksi, firme najčešće šalju Izvode otvorenih stavki svojim kupcima, preporučenom poštom u dva primerka. Ukoliko im se IOS vrati neusaglašen, potrebno je u saradnji sa knjigovodstvom poslovnog partnera proveriti razlog neslaganja. To može biti propuštano knjiženje nekog računa ili uplate, dva puta proknjižena ista promena ili knjiženje u pogrešnom iznosu. Sve ove greške mogu se ispraviti.
Osnovni zadatak IOS obrasca i jeste otklanjanje grešaka u poslovnim knjigama. Ako se ipak desi da određeni iznosi ostanu neusaglašeni, njih je potrebno iskazati u Napomenama uz finansijske izveštaje, ukoliko se one sastavljaju. IOS koji su overeni na mestu predviđenom za iskazivanje slaganja, odlažu se i čuvaju sa poslovnom dokumentacijom.
Za usklađivanje stanja sa dobavljačima, firme mogu da koriste primljene IOS-e koje su izdali dobavljači. Ukoliko neki dobavljač propusti da pošalje IOS, firma treba da izda sopstveni i da ga do kraja godine pošalje dobavljaču.
Predviđene su i kazne za firme koje ne izvrše usklađivanje međusobnih potraživanja i obaveza. Ukoliko pravno lice kao poverilac ne dostavi svom dužniku odgovarajuću ispravu kojom prikazuje stanje neplaćenih računa čini privredni prestup za koji je propisana kazna od 100.000 do 3.000.000 dinara. Za odgovorno lice u pravnom licu propisana je kazna od 20.000 do 150.000 dinara. Kazna za preduzetnika iznosi od 100.000 do 500.000 dinara.
IOS obrazac je značajan kako u knjigovodstvu, tako i van njega. Pored visoke novčane kazne propisane zakonom, firma može da pretrpi i druge posledice zbog netačnog stanja u knjigama. Recimo, može se desiti da neki račun nije proknjižen i da ostane neplaćen, jer o njemu neće biti traga u knjigovodstvu. Dva puta proknjižen račun može nerealno uvećati troškove i tako uticati na pogrešno iskazivanje (smanjenje) osnovice za porez.
IOS obrazac, s druge strane, može da posluži i kao dokument kojim se priznaje dug, te ima važnu ulogu u postupku naplate potraživanja. Napominjemo da IOS ima ulogu izjave o priznavanju duga, samo ukoliko je potpisan od strane zakonskog zastupnika ili lica koje je on za to ovlastio, te jedino tada dovodi do prekida zastarelosti. U suprotnom on će predstavljati dokument koji se “samo” koristi prilikom međusobne usaglašenosti potraživanja. Najčešća nedoumica koja se javlja ovim povodom je razrešena Presudom Privrednog apelacionog suda: “Potpisivanje izvoda otvorenih stavki od strane knjigovođe pravnog lica ne može se smatrati izjavom o priznanju duga, niti se knjigovođa može odreći zastarelosti potraživanja, ako nema ovlašćenje zakonskog zastupnika pravnog lica“.
