Da li je kameno doba zaista iza nas: prednosti i mane online knjigovodstva i računovodstva

Koliko je kvalitetno vođenje poslovnih knjiga jedan od najvažnijih i najkomplikovanijih zadataka u svakom biznisu, najbolje se pokaže onda kada nastane veliki problem. Mi se nadamo da u vašem slučaju do toga neće doći i da će ovaj tekst uspeti da vam makar u nekoj meri približi tematiku šta znači imati dobro, online knjigovodstvo i računovodstvo….jer dobre knjigovođe, zlata vrede.

Pre nego što počnemo sa činjenicama, prvo mala istorija: poslovne knjige su se na početku istorijskog poznavanja knjigovodstva vodile ni manje ni više nego na: kamenu. Da, dobro ste pročitali. Prvobitne poslovne knjige, “dugovna i potražna strana” i sve ono što danas poznajemo kao moderno knjigovodstvo, nekada se vodilo na kamenu i predstavljalo je osnov za poslovanje.

Verovali ili ne, taj modelitet rada se smatrao pravom revolucijom koja će biti večna (jer šta je večnije od kamena, zar ne?), a onda…onda je došao papir i poremetio sve. Od jednom, spori procesi kucanja po kamenu, problemi arhiviranja i obrade istih zamenile su velike gomile dokumenata koje su sadržale sve rukom pisane podatke i izveštaje koji su se čuvani u sefovima.

I da, to ja zaista bila revolucija. I da, ljudi su i tada smatrali da je ta revolucija promenila način rada zauvek i da od toga neće biti bolje. A zatim su, godinama nakon toga, knjigovođe sele za personalne računare i naučile da koriste programe za vođenje knjiga. Pitamo li se šta bi u tom trenutku pomislili knjigovođe kamenog doba?

Od masovne pojave računara, pa do danas, što će reći nekih skoro 40 godina, revolucija u knjigovodstvu ne jenjava, već naprotiv evoluira brže nego ikara, a tome je podpomogla i internet era u kojoj živimo. Tako da, možemo sa slobodom da kažemo da je u današnje vreme posao , kao i mnoge druge stvari iz svakodnevice, svoj dom našao upravo na internetu. Ta pojava nije zaobišla knjigovodstvo – pojavili su se specijalni internet servisi pomoću kojih se sve knjigovodstvene operacije mogu obavljati online i bez fizičkog prisustva.

Neka preduzeča već koriste takve servise, a neka još uvek sumnjaju u njih (i knjigovođe kamenog doba su mislile da kamen nikada neće biti prevaziđen, zar ne?). U ovom članku ćemo pokušati da „rasvetlimo misteriju“ online knjigovodstva i da objasnimo da li ono ima više nedostataka ili prednosti.

Da budemo skroz iskreni, online knjigovodstvo se nije i dalje omasovilo u meri u kojoj je to očekivano, ali mnoge kompanije (među njima i veliki brendovi) su već prešle na takav način vođenja knjiga i sasvim su zadovoljni. Šta koči druge preduzetnike u korišćenju pogodnosti online knjigovodstva?

Na prvom mestu, strah da će „procuriti“ informacije. Podaci o finansijama i računima su jedno od „najintimnijih“ u svakom biznisu i mnogi se još uvek plaše da takve informacije stavljaju na internet. A zapravo nemaju čega da se plaše. Pouzdani servisi za online knjigovodstvo (a o kojim servisima je reč reći ćemo u narednim člancima) maksimalno su zaštićeni od krađa i gubitka informacija.

Koje još prednosti ima elektronsko knjigovodstvo nad tradicionalnim?

1. Niste vezani za određeni računar, niti za lokaciju. Ako čuvate podatke vezane za knjigovodstvo u nekom određenom računaru (recimo, u računaru glavnog knjigovođe), logično je da ćete samo sa toga mesta imati pristup tim podacima. Korišćenje servisa za online knjigovodstvao omogućava vam da pristupite tim podacima sa svakog kompjutera koji je povezan na internet. To značajno pojednostavljuje vaš rad – možete da pogledate deklaracije ili uraditi izveštaje od kuće, dok ste na službenom putu ili bilo gde. Dovoljno je samo da se ulogujete.

1. Svi standardi se automatski ažuriraju. Vođenje knjiga i dostavljanje izveštaja državnim organima je prilično standardizovan proces i vi ne možete da ga obavljate kako vi hoćete. Stalno treba da pazite kako bi sve forme, deklaracije i ostala dokumenta bila u onom obliku koji zahteva država. Ako obavljate knjigovodstvo online, ne treba da obraćate pažnju na gorenavedene stvari. Sve to će umesto vas da odradi online program. Ako je došlo do izmena zakona vezano za sastavljanje izveštaja ili popunjavanje obrazaca, online program automatski primenjuje te novine i svi vaši dokumenti će biti odrađeni po pravilima. Takođe, nećete zaboraviti da na vreme pošaljete izveštaje u poresku upravu – servis će vas blagovremeno podsetiti da to treba da uradite.

1. Ništa ne morate da preuzimate sa interneta i da instalirate na računar. Knjigovodstveni programi koje prvo treba da nađete na internetu, a onda da ih preuzmete i instalirate po pravilu zauzimaju mnogo mesta na računaru i „jedu“ dosta memorije, a moguće je da neće pravilno raditi na slabijim kompjuterima. Sa elektronskim vođenjem knjiga ne treba da brinete o tome. Online servisi neće uticati na kapacitet računara i neće zauzimati memoriju na hard disku; sve aktivnosti će zavisiti samo od kapaciteta i mogućnosti servera.

1. Visok nivo zaštite. Ako podatke o finansijama čuvate na jednom računaru, rizikujete više nego ako koristite knjigovodstvene online servise. Svi ti servisi, po pravilu, rade na principu čuvanja podataka na klaudu, a to znači da vaše informacije ni u kom slučaju ne mogu da se izgube ili slučajno izbrišu. U slučaju da je server na kojem se čuvaju vaši podaci prestao da funkcioniše sve informacije preuzima drugi server. Vi to čak nećete ni primetiti i nastavićete da radite kao da se ništa nije desilo. Ako pak čuvate podatke na jednom računaru, oni mogu biti izgubljeni ako se pokvari računar. Moguće je povratiti te podatke, ali taj proces će biti dug i komplikovan.

1. Niko neće moći da izvuče vaše podatke iz servisa. Sve cifre koje unosite biće sačuvane kao šifre na nekoliko servera. Da bi se ukrali podaci mora da se uradi čitav niz istraživanja da bi se otkrilo kako je servis organizovan i kako radi. Čak i u slučaju da to uspe, praktično je nemoguće doći do cifara i još dešifrovati njihovo značenje. Jedini način na koji sve ovo neko može da sazna jeste da koristi vaše korisničko ime i lozinku. Ali vi, naravno, znate da takve stvari ne treba da otkrivate nekom drugom i da korisničko ime i lozinka moraju da budu veoma pouzdani.

1. Mali troškovi. Korišćenje online servisa uvek je jeftinije nego korišćenje specijalnih programa koji zahtevaju instalaciju. Pravljenje online servisa i pružanje tehničke podrške zahteva manje rada i troškova pa su stoga takvi servisi isplativiji i jeftiniji korisnicima.

1. Postojanje verzija za mobilne telefone. Većina online servisa ima i mobilnu verziju. To je dobro u slučajevima kada je hitno potrebno pogledati neke podatke a računar vam nije pri ruci. Mobilni online servisi prilagođeni su upravo za korišćenje na mobilnim uređajima i veličini njihovog displeja.

1. Online servisi su dostupni praktično svima. Ako imate malo preduzeće i niste profesionalni knjigovođa ali ipak se bar malo družite sa ciframa, sasvim lako možete da se snađete sa podešavanjima i načinom rada online servisa. Svi oni imaju podrobna uputstva za rukovanje i službu podrške u kojoj vam pomoć mogu pružiti realni ljudi.

1. Najmanja verovatnoća pravljenja greške. Knjigovođi može da se desi da pogreši u računanju ili u sastavljanju izveštaja jednostavno zbog nemara ili umora. Online servis je u suštini mašina koja radi oslanjajući se na algoritme koje su ljudi uprogramirali u njega. Sam od sebe servis ne može da dopusti grešku.

Sve same prednosti, ima li tu nekih mana?

Iako ima manje nedostataka nego prednosti internet knjigovodstva, oni ipak postoje i moramo da govorimo i o njima.

1. Neophodnost stalnog pristupa internetu. Ako nemate pristup internetu ne možete da pristupite online servisu i da nešto radite u njemu. Internet mora da bude ne samo neprekidan nego i brz kako bi rad bio ugodan. Ovi uslovi će teško nekome biti bitan nedostatak jer je internet dostupan praktično svuda – kod kuće, u preduzećima, na javnim mestima, u vozovima itd.

1. Zavisnost od pretraživača. Interfejs mnogih online servisa može se menjati u zavisnosti od toga preko kojeg pretraživača ste ušli u njih. Ovo u nekoj meri da oteža rad i utiče na razumevanje onog što radite i na udobnost u radu. Međutim, ovaj nedostatak može da vas se tiče u slučaju da koristite neki nepopularan ili redak pretraživač. Većina online servisa adaptirana je za sve najrasprostranjenije pretraživače, i interfejs će u svima njima izgledati isto; neće vas voditi u zabludu.

1. Nemogućnost da online servis prilagodite sebi. Skoro svi online servisi nude korisnicima standardan spisak podešavanja. Različitost podešavanja uglavnom zavisi od forme preduzeća: za preduzetnike će postojati jedne opcije, za društva sa ograničenom odgovornošću druge. Vi sami možete podesiti jedino izgled interfejsa, naprimer, boju pozadine, veličinu slova i font, izgled tabela i spiskova i tako dalje. Ako su vam potrebna podešavanja koja su karakteristična konkretno za vaše preduzeće, onda to, po svoj prilici, nećete moći da odradite u online servisu za knjigovodstvo.

Nadamo se da smo ovim tekstom uspeli da vam približimo sve vrline i mane online knjigovodstva i računovodstva…još samo ostaje pitanje, da li ostajete u kamenom ili ste već u online dobu?:)
Želite da dobijete BESPLATNU knjigu “Ultimativni vodič za odabir knjigovodstvene agencije: 7 stvari koje vam do sada nisu rekli”?

Ostavite vaš email i uskoro će u vašem inboxu biti priručnik koji će vam sačuvati vreme i novac: