Možda imate preporuku.
Možda vam je neko poslao kontakt.
Možda ste pronašli tri sajta i ne znate koji da izaberete.
Bez obzira na to kako ste došli do liste potencijalnih agencija, sledeći korak je ključan: kako da procenite koja knjigovodstvena agencija je prava za vas?
Ova čeklista nije teorijska. Napravljena je na osnovu stotina firmi koje su menjale knjigovodstvo, neke uspešno, neke sa gorkim iskustvom.
Pre nego što počnemo, zašto čeklista?
Zato što je lako da se fokusirate samo na cenu. Ili na to da je neko rekao da su ok.
Ali saradnja sa knjigovodstvom traje mesecima i godinama.
Greške se ne vide odmah. Međutim kad se dese, koštaju više nego što ste spremni da platite.
15 faktora koje treba da proverite pre nego što kažete DA
1. Da li nude ugovor sa jasno definisanim uslugama i obavezama?
Bez ugovora nema zaštite. Ako agencija izbegava ugovor, bežite.
2. Ko vodi vaš nalog? Junior, praktikant ili senior?
Lep sajt ne znači ništa ako vas vodi neko bez iskustva. Insistirajte da znate ime osobe koja je direktno odgovorna.
3. Koliko klijenata imaju u vašoj industriji?
Ako radite ecommerce, a oni rade uglavnom građevinu, to onda nije dobar znak.
4. Kako izgleda proces prijema novog klijenta?
Ozbiljne agencije imaju strukturiran proces: lista dokumenata, vremenski okvir, komunikacioni kanali.
5. Da li koriste digitalne alate i softver za razmenu dokumenata?
Viber + skeniranje računa nije sistem. Tražite platformu sa pristupom, evidencijom i arhivom.
6. Koliko brzo odgovaraju na mejlove i poruke?
Testirajte već u fazi upita. Ako im treba tri dana da odgovore dok se još niste ni dogovorili, šta vas čeka posle?
7. Da li imaju pravne savetnike u timu ili partnerstvu?
Ako imate zaposlene, ugovore ili prekogranične situacije, onda morate da znate da neko pokriva i pravnu stranu.
8. Koliko puta godišnje vas proaktivno kontaktiraju sa važnim informacijama?
Ne želite agenciju koja ćuti dok ne pitate. Dobra agencija vas informiše kada se nešto menja.
9. Da li vas edukuju ili samo odrađuju?
Postavljaju li pitanja, daju li preporuke, objašnjavaju li zašto nešto treba? Ili samo prebace PPP-PD i do viđenja?
10. Postoji li jasan cenovnik sa svim troškovima?
Skriveni troškovi su crvena zastavica. Pitajte šta tačno dobijam za ovu cenu i šta plaćam dodatno?
11. Da li nude personalizaciju u skladu sa vašim režimom rada?
Svaka firma je drugačija. Agencija koja sve klijente stavlja u isti Excel ne razume posao.
12. Kako reaguju kad se desi greška?
Ne daj Bože ali dešava se. Bitno je da li priznaju? Da li saniraju? Da li preuzimaju odgovornost?
13. Mogu li vas ispratiti ako firma poraste?
Ako sad imate 3 zaposlena, a planirate 10, pitajte da li vas agencija može ispratiti skaliranjem bez promene tima.
14. Da li imaju preporuke odnosno reference koje možete da pozovete?
Nemojte da se stidite da tražite kontakt druge firme sa kojom rade.
I pozovite ih.
Kratko, konkretno, jeste zadovoljni?
15. Da li agencija razume vaše poslovne ciljeve a ne samo propise?
Knjigovodstvo nisu samo brojevi. To je vaš partner koji zna gde idete i šta želite da postignete. Ako to ne pitaju, neće vas ni podržati kako treba.
Kako da koristite ovu listu?
Uzmite tri agencije koje razmatrate. Provedite svaku kroz ovu listu.
Dajte svakoj ocenu (DA / oprez / NE) za svaki kriterijum.
Onda uporedite. Biće vam mnogo jasnije ko je stvarno spreman da vas podrži a ko samo lepo izgleda na sajtu.
BONUS. Primer mini matrice za upoređivanje agencija
| Faktor | Agencija A | Agencija B | Agencija C |
| Ugovor | DA | DA | oprez |
| Odgovorna osoba | DA | NE | DA |
| Industrijska ekspertiza | DA | oprez | DA |
| Softverska podrška | oprez | DA | NE |
| Proaktivnost | NE | DA | DA |
| Transparentnost cene | DA | DA | NE |
| Edukacija klijenta | oprez | DA | oprez |
| Reakcija na greške | ? | DA | ? |
| Kapacitet za rast | DA | DA | NE |
| Reference dostupne | DA | DA | NE |
Predlažemo da napravite i sopstvenu tabelu i dodati još faktora koji su vama važni.
Dakle, ne birate knjigovodstvenu agenciju da biste vi proveravali svaki dokument. Birate ga da biste mogli da se posvetite svom poslu.
Ali za to je potrebno poverenje i sistem koji funkcioniše.
Ova čeklista vam zato pomaže da prepoznate ko od agencija kandidata to zaista može da isporuči.
Pročitajte i:
