6 stvari koje trebate znati pre potpisivanje ugovora sa knjigovodstvenom agencijom

Neretko se u našem poslovanju govori da je bitniji dogovor, pre ugovora i to je sasvim ok.

No, kada se dese neplanirane situacije u kojima dogovori prestaju da važe, onda ugovori stupaju na snagu.

Zato, mi ćemo u ovom tekstu naglasiti koje su to stvari na koje je potrebno obratiti pažnju prilikom sklapanja saradnje sa knjigovodstvenom agencijom.

Ugovor nakon dogovora

Bilo da ste trenutno u potrazi za knjigovodstvenom agencijom ili razmišljate o reviziji postojeće saradnje sa vašim računovođom, ugovor predstavlja jedan od najbitnijih tačaka poslovnog odnosa između vas i vaše knjigovodstvene agencije.

Korišćenje ugovora prilikom saradnje sa knjigovodstvenom agencijom omogućava vam da pravovremeno definišete poslovne odnose kao i da jasno precizirate očekivanja obe strane.

Na ovaj način osiguravate da ne dođete u situaciju u kojoj bi jedna od strana osećala  da nije u partnerskom odnosu.

Kako bismo vam pomogli da saradnju sa vašim računovodstvenim partnerom učinite što kvalitetnijom, izdvojili smo 5 ključnih kriterijuma koje biste trebali obuhvatiti poslovnim ugovorom:

#1 Odgovornosti – potrebno je da se jasno definišu odgovornosti kako vas kao kompanije korisnika usluga, tako i vašeg knjigovodstvenog servisa kao pružaoca istih. Ovaj deo se može uraditi tako što ćete pre samog potpisivanja ugovora tačno navesti koji set aktivnosti će se od vas očekivati, a koje od knjigovodstvene agencije i u kom vremenskom periodu. Na primer, vaša odgovornost je da, do npr. 10 – og u mesecu, dostavite svu izlaznu i ulaznu dokumentaciju knjigovođi na obradu, a dužnost knjigovođe je da istu obradi i proknjiži najkasnije do 15 – og u mesecu. Na taj način možete definisati sve dogovorene aktivnosti i možete jasno precizirati odgovornosti obe strane, kako ne bi došlo do neispunjenja očekivanja.

#2 Diskrecija – iako se ovaj deo podrazumeva, nije na odmet da postoji i na papiru. Odnos vas i vašeg knjigovođe je odnos koji mora biti u potpunosi iskren, te je potrebno i obezbediti da se će sve podeljeno između vas i knjigovođe ostati „u kući“.  Jedna od stavki koju ovde možete iskoristiti je sklapanje NDA (non disclousure agreemen) kojim ćete jasno definisati procedure davanja poverljivih informacija i osobe koje su uključene u proces, kao i samu definiciju odgovornosti (kompanijske i lične) prilikom eventualnog odliva informacija.

#3 Vlasništvo nad podacima – ukoliko se vaša kompanija u potpunosti osloni na knjigovodstvenu agenciju prilikom obrade podataka, pritom ne koristeći sopstvena softverska rešenja za obradu dokumentacije, potrebno je tačno definisati čije su vlasništvo podaci koje obrađuje knjigovodstvena agencija. Ovaj deo je potrebno definisati kako biste se osigurali da u situaciji kada se npr. rastajete iz nekog razloga sa vašom trenutnom agencijom, ne ostanete bez svih dotadašnjih obrađenih podataka, što može predstavljati veliki poslovni problem prilikom prelaska u drugu knjigovodstvenu agenciju. Osigurajte se da vaši podaci ostanu vaši, pa čak iako budete morali malo više da platite za tu uslugu.

#4 Obim usluga – kako biste imali transparentna očekivanja s obe strane, potrebno je jasno definisati obim usluga koje očekujete od knjigovodstvene agencije. Npr. unos podataka u softver, knjiženje, obračun plata za XY osoba i mesečno izveštavanje o zalihama mogu predstavljati obim dogovorenih usluga. Izdvojte vreme sa vašim budućim knjigovođom i definišite tačno koji opseg usluga možete očekivati, kako ne biste naknadno došli u situaciju da se jedna od strana oseća „prevarenom“.

#5 Kvalitet usluga – kvalitet knjigovodstvenih usluga je često jako teško precizno definisati, ali zato propusti znaju i te kako da finansijski „zabole“. Kako biste izbegi „finansijski bol“, podelićemo s vama par kriterijuma na koji način možete definisati kvalitet  usluga koje očekujete od knjigovodstvene agencije:

1. Tačnost –  „ko radi, taj i greši“. Svakako da  je ovo jedna  velika istina,  zato ustanovite sa svojim knjigovođom model  kontrole  rada, kako bi se greške svele na minimum. Npr. jedan od  predloga  može  biti da vaš računovodstveni servis  dodatno radi kontrolne rotacije resurse (četvoro očiju vide bolje  od dvoje) ili pak angažuje spoljne konsultante/revizore kako bi ih ispratili u radu. Angažovanjem agencija koja imaju ovu vrstu usluge ćete možda platiti u startu malo više, ali dugoročno  ćete obezbedite svoju kompaniju velikih finansijskih posledica.
2. Pravovremena informisanost – prava informacija u pravo vreme zlata Jedan od kriterijuma kvaliteta usluga je i to da vas kjigovođa  pravovremeno informiše o svim bitnim promenama vezanim za vašu industriju. Definišite npr. da  jednom mesečno dobijate putem maila ili nekog drugog kanal sve bitne „sažvakane“ informacije od značaja za vas, kako ne  biste propustili bitne promene koje zlata vrede.
3. Uštede – ovaj  deo je  možda i najteže definisati. Pravi savet knjigovođe može vam sačuvati veliki novac, ali teško je predvideti kada i  kako će se taj savet isplatiti. Iako je ovaj kriterijum najteže definisati, svakako vodite računa da, ukoliko vam je  knjigovođa uštedeo npr. 10 000 EUR jednim savetom ili vam je pomogao da uštedite na štampi papira, to negde i evidentirate kao uštedu koju ste ostvarili kroz saradnju sa knjigovodstvenom agencijom.
4. Savetovanje – ukoliko vam knjigovodstveni servis bude predstavljao puki biro za obradu dokumentacije, onda nećete iskoristiti pun  potencijal  moguće  Zato definišite sa vašim knjigovođom makar kvartalna savetovanja  na  kojima biste prešli sve krucijalne biznis informacije  – kratkoročna i dugoročna opasnost, prilike za uvećanje profita, kontroling prodajnih cena  itd…..neka vaš  knjigovođa bude i vaš finansijski direktor jer tek tada ćete videti pravi kvalitet usluge.
5. Rok trajanja usluga – iako kompanije u Srbiji prosečno sarađuju sa knjigovodstvenim agencijama od 7 – 12 godina, potrebno je definisati inicijalni rok trajanja ugovora nakon čega možete ponovo sesti sa vašim knjigovođom i revidirati eventualne propuste ili unaprediti saradnju. Preporuka je da sam ugovor bude minimalne važnosti od 1 godine, do nekih 3-4 godina, kada bi trebalo da se uradi revizija ugovora i stvori prostor za unapređenje saradnje.

Zanima vas kako da  koncipirate ugovor sa kjigovodstvenom agencijom?

Prijavite  se ovde  i preuzmite primer ugovora.