Ne birate knjigovođu. Birate partnera za miran san.
Ukoliko planirate da angažujete knjigovodstvenu agenciju, ovo je vodič sa setom pitanja koji će vas sačuvati od skupih grešaka.
1. Koliko klijenata imate u mojoj industriji?
Industrija u kojoj poslujete diktira ritam, zakonske specifičnosti i poslovne obrasce. Računovodstvo u građevini, trgovini ili IT-u ne podrazumeva iste procese, dokumentaciju ni tempo.
Ako agencija već ima više klijenata u vašoj oblasti, to znači da zna na šta da obrati pažnju i gde se najčešće prave greške.
Osim toga, agencija sa iskustvom u vašem sektoru može unapred da vas pripremi na ono što sledi, bilo da je to izveštaj za banku, poreska kontrola ili promena regulative. Ne uče na vama. Već znaju. A to vam štedi vreme i živce.
2. Kako izgledaju vaši izveštaji? Da li mogu da ih vidim?
Izveštaji nisu samo zbirka brojeva. Oni treba da vam daju sliku poslovanja, jednostavno, jasno i bez prevodioca. Ako vam šalju gomilu tabela bez objašnjenja, to nije usluga, to je excel dumping.
Zato tražite primer stvarnog izveštaja. Proverite da li je strukturiran, da li sadrži komentare, grafikone, tumačenja. Dobar izveštaj treba da vam kaže šta se dešava i šta bi trebalo da se menja. Bez toga, plaćate knjigovođu koji vodi vaše knjige, ali ne i vaše poslovanje.
3. Da li imate interni QA i kako funkcioniše?
Svi grešimo. Pitanje je samo ko to proverava pre nego što ode u Poresku upravu. Interna kontrola kvaliteta u knjigovodstvu nije luksuz, to je osnovna sigurnosna mreža. Agencija koja je ozbiljna po ovom pitanju ima sistem: check-listu, osobu zaduženu za reviziju, mehanizme za otkrivanje grešaka.
Ako vam kažu „naši ljudi su precizni“, to nije odgovor. Preciznost ne isključuje greške, ali kontrola ih umanjuje.
Pitajte ih konkretno: kako znate da je obračun urađen tačno? Ako ne znaju da objasne, možda ni nisu sigurni.
4. Kako pratite promene u zakonima i kako nas o tome obaveštavate?
Propisi se menjaju često, i to ne samo Zakon o porezu na dohodak. Menjaju se obrasci, rokovi, poreski tretmani i način obračuna. Ako agencija ne prati te promene i ne obaveštava vas na vreme, vi ste ti koji trpe posledice.
Pitanje nije samo „da li pratite promene“ već i kako.
Imate li osobu koja to radi? Dobijamo li mejlove ili pozive? Koliko brzo reagujete kad se nešto menja? Dobar knjigovođa vas neće staviti u situaciju da nešto čujete tek kad stigne opomena.
5. Šta se dešava ako vas pozove poreska inspekcija?
Poreska kontrola ne mora da bude drama, ali postaje drama ako nemate spreman odgovor.
Dobra agencija zna kako inspekcija funkcioniše, koji dokumenti se traže, kako se komunicira i šta ne treba reći bez konsultacije.
Pitajući ovo, ne ispitujete koliko su čisti već koliko su spremni. Ko vas tada zastupa? Da li neko iz njihove agencije ide direktno na teren? Imate li osobu za kontakt ili ćete čekati da vam se jave dok inspektor sedi u vašoj firmi?
6. Ko će raditi na nama?
Nije retkost da vas na sastanku dočeka direktor sa 20 godina iskustva, a vašim nalogom upravlja osoba koja je juče došla iz škole. To ne mora biti loše ako junior ima podršku, nadzor i jasno definisan sistem rada.
Zato tražite jasno: ime, iskustvo i kontakt osobe koja će raditi na vašem slučaju. Da li ima supervizora? Koliko firmi vodi paralelno? Ako je osoba preopterećena ili bez nadzora, vi ste ti koji ostajete bez odgovora kada vam najviše trebaju.
7. Da li imate iskustva sa digitalnim poslovanjem i online naplatom?
Sve je više firmi koje prodaju usluge i robu online, ali ne znaju sve knjigovodstvene agencije kako se knjiži Paypal i da li može, kako se tretira naplata iz inostranstva, ili kako se prati promet preko webshopa. A kad Poreska to otkrije pre njih, kasno je.
Pitajte ih da li imaju klijente koji koriste slične alate kao vi. Znaju li kako da reše neusaglašenost kursnih razlika? Imaju li sistem za uparivanje transakcija sa webshopom? Ako ne, bolje da to znate pre nego što vam porezi krenu u rikverc.
8. Kako komuniciramo i koliko brzo odgovarate?
Jedna od najčešćih frustracija je čekanje. Pošaljete mejl u utorak, do petka i dalje bez odgovora. Pitanja ostaju bez rešenja, rokovi prolaze.
Zato ne zanemarujte ovo pitanje jer ono često pravi razliku između funkcionalne i disfunkcionalne saradnje.
Tražite konkretno: koliki je prosečan rok za odgovor? Da li postoji osoba za hitna pitanja?
Kako izgleda komunikacija?
Mejl, Slack, Viber, Teams?
Ako je sve neformalno i nedefinisano, pre ili kasnije ćete to platiti.
9. Da li radite obračune i izveštaje za banke i tendere?
Banke traže posebne izveštaje za kredite. Fondovi traže predikcije. Tenderi traže dokumentaciju koja nije u redovnom obračunu. Ako agencija zna kako to izgleda – napraviće vam dokument za dan. Ako ne zna, pisaćete i ispravljati 5 puta.
Ovo pitanje je posebno važno ako planirate da se širite, uzimate kredit, tražite investiciju ili aplicirate za EU fondove. Agencija sa iskustvom zna koji format da koristi, koje podatke traže institucije i kako da vas prikažu u najboljem svetlu.
10. Imate li reference klijenata koji mogu da potvrde kvalitet?
Nema boljeg uvida od razgovora sa nekim ko već radi s njima.
Reference nisu samo potvrda već su uvid u stvaran kvalitet usluge.
Da li agencija drži reč? Da li ih zovu nazad kad je frka? Da li su ih ikad izvukli iz problema?
Zato tražite kontakt nekog trenutnog klijenta. Pitajte ga ne šta misli – nego šta je agencija konkretno uradila kada je došlo do problema. Ako su reference čiste, biće vam jasno. Ako ih izbegavaju da vam pokažu, to je već signal sam za sebe.
